Motivácia verzus utilizácia

Kto by to bol povedal… Jasné, akákoľvek nerovnováha nepraje pohode a výkonu zamestnancov, no utilizácia bola odjakživa čisto vecou manažmentu.

Predať zamestnanca, jeho prácu, čas. Alebo jeho spôsobilosti. To je úloha obchodu a riadenia organizácie a obchodu. 

A kde nie je poriadne riadenie a obchod, no tak to dobre poznáte z výrazu úradníkov.

Model je jasný na prvý pohľad; nemajú pre mňa dosť práce, moje miesto je v ohrození, mám obavy a to ovplyvňujem motiváciu. Nakladajú na mňa viac práce, ako je možné zvládnuť, toto sa nedá dlhodobo zvládnuť, mám obavy kam to povedie a to zasa ovplyvňuje motiváciu.
Samozrejme, pozorný manažér vie takéto zmeny v motivácii využiť v prospech organizácie aj v prospech zamestnanca. Vie obavy presmerovať na motiváciu inovácie (to okrídlené prekročenie zóny osobného komfortu), ktoré zvýši utilizáciu v prvom prípade a zníži zaťaženie v druhom prípade.
Ale. Ale ktorý manažér v situácii, keď nemá utilizáciu pod kontrolou a má de facto krízový stav, si nájde čas na riešenie motivácie zamestnancov? Pretože bez empatie a času stráveného s nimi zákonite smerujú obavy k prepadu motivácie.

Čo s tým? Hlavne ak máte zodpovednosť za ľudí, ale nemáte možnosť ovplyvniť utilizáciu?

Improvement

Klasika, v zlých časoch (je jedno či je priveľa, alebo primálo práce) sa obzeráme po rezervách. Ak sme pod tlakom, mali by sme spraviť revíziu procesov a rolí zamestnancov na nich. A komunikovať o nich, pretože utilizovať zamestnanca na 125% procesmi, ktoré nefungujú motivácii nepomôže ani náhodou.
Ak máme priveľa času, prechádzame procesu do zblbnutia, hľadáme slabé miesta a rozoberáme možné zlepšenia, utilizujeme zamestnancov prípravou na zmenu, alebo na očakávaný výkon. Bonusom pre obe strany sú zlepšenia, ktoré motivujú.

Spôsobilosti

Každý zamestnanec je iný. A v extrémnych časoch zamestnanci veľmi citlivo vnímajú zmysel každej činnosti. Utilizujete zamestnanca tým, v čom je dobrý? Ak ste pod tlakom, využite ich spôsobilosti, dajte im šancu ukázať ich, venujte im pozornosť a komunikujte ich v tíme. Motivácia neutrpí tak, ako keď ignorujete možnosti svojho tímu (aj keď zas zamestnanie je o plnení cieľov, nie o plnení želaní zamestnancov).

Hodnotenie

Hodnotiť utilizáciu… No zväčša je hodnotenie viditeľné na výplatnej páske. Ale hodnotiť utilizáciu v kontexte, najmä v kontexte predchádzajúcich zlepšení a získania, či využitia spôsobilostí, to je iná káva. A vie aj nakopnúť, teda hlavne tú motiváciu.

To všetko motivuje. Ťažké obdobie, či adaptácia na zmenu môže mať svoj rámec a dá sa uchopiť práve ak spôsobilosti členov svojho tímu poznáte a riešite ich systematicky.

Inšpirácia zamestnanca a dni po tom

Zmeny, straty istôt a prestúpenie zóny komfortu. Takto sa zväčša začína nová fáza pracovného vzťahu.
V horšom prípade je zamestnanec ponechaný situácii s tým, že sa musí sám postaviť k zmenám a nastaviť si svoj režim a priority. V lepšom prípade sa zamestnancovi dostane podpory od svojho lídra. Súčasťou je i inšpirácia pre novú situáciu.
Lenže inšpirácia je prísľubom a záväzkom zároveň.
Ak nepríde k naplneniu vízií a cieľov, ktoré boli sľúbené, je všetko stratené. Zamestnanci aj manažéri. A stratiť sa pri množstve zmien a množstve cieľov pre množstvo zamestnancov je až príliš pravdepodobné. 
Ciele a méty pre zamestnancov spadajú pod talent management, no praxou je, že talent management je možno z pohodlnosti, možno s nepochopenia presúvaný na oddelenie ľudských zdrojov. Ani bežné systémy na podporu riadenia nemajú praktické rozhranie pre sledovanie a riadenie cieľov v kontexte riadenia talentov a riadenia zmien v organizácii.
Takže hľadáme nástroje a riešenia pre každodenný boj s prioritami, ktorý podrží konzistentnú históriu cieľov s každým zamestnancom.

Frontálny útok na zónu komfortu pri zmenách v organizácii

V organizáciách, v tímoch, alebo len tak na projektoch prichádzajú obdobia plné stereotypu. Sú produktívne, stabilné a dobre riaditeľné. Práve tu sa však tvoria zóny komfortu, ktoré si každý, čo len trocha kreatívnejší pracovník dokáže jednoducho a príjemne pripraviť.

A potom príde zmena.
Spolu s ňou sa menia procesy a procedúry, ktoré priamo útočia na vytvorené zóny komfortu. Niektorí zamestnanci to prijmú ako výzvu, niektorí sa prispôsobia, niektorí nie.
Ako to však zvládnuť bez konfliktov, bez frustrácie a sklamaní?
Reset je asi pri každom iný, pre každého ho treba nastaviť inak, ale ako na to?

Reštart zamestnanca po vyhorení

Možno to poznáte, máte záujem o veľmi perspektívnu osobu, ktorá hľadá zmenu. Príčinou môže byť hroziace, alebo aktuálne vyhorenie. Ponúknete jej miesto, dohodnete sa, no keďže ide o osobu pre pracovný trh zaujímavú, je pravdepodobné, že si bude musieť odkrútiť výpovednú dobu a zaučiť svoju náhradu.
Takýto pracanti sa s veľkou pravdepodobnosťou budú ešte viac snažiť zanechať svoje vyčerpávajúce pracovisko v čo najlepšom stave. To ich dostane pod ešte väčší tlak a ešte viac na hranicu zrútenia.
Z jednej strany, nie je v silách personalistu starať sa o osoby, ktoré ešte nemá v stave, no bez intervencie nám nastúpi osoba vyčerpaná, dezorientovaná a v mnohých prípadoch aj s dočasne zníženou výkonnosťou a hroziacou chorobnosťou.
Takže intervencie do budúcich zamestnancov počas ich výpovednej lehoty sa stáva dôležitým zadaním pre personalistu. Spôsob komunikácie a zdieľania informácií je výrazne obmedzená na vzdialenú komunikáciu, no telefonáty a komunikácia mailami, či formou chatu môžem výrazne odporučiť.
V zásade sa aj táto komunikácia riadi pravidlami komunikácie zmeny. Vrátane odporučených komunikačných médií a stratégií. Takže informovať, zbierať spätnú väzbu a intervenovať v prípade potreby.
No a ako ho znova naštartovať?
Využite sociálne nástroje vo Vašej organizácii a zapojte ho do jedného či dvoch projektov, poskytnite mu hoc aj dištančného tútora, no venujte sa mu práve novými a kreatívnymi projektami.

Vec odhodlania

Veci bývajú rôzne. Aj ľudia. A nálady samozrejme tiež. Akákoľvek zmena, ktorú cítime ako potrebnú, sa udeje až vtedy, keď som dostatočne odhodlaný.
Nuž a samotné odhodlanie tiež kolíše. Každý okolo mňa má každú minútu inú úroveň odhodlania. Isto sú jedinci, ktorých beriem ako iniciatívnych.. viete čo, tiež mám takých, ktorých rozhýbať k rozhodnutiu je náročnejšie ako postaviť Suezský prieplav..
No a na riadenie organizácie, ktorá sa má správať dynamicky a inovatívne… Bez schopnosti sledovať, riadiť a rozhodovať sa o návrhoch zmien, ktoré prišli od kolegov, ktorí sa odhodlali, je nemožné udržať sa v trende, na špičke a v plusových číslach.
Mobilné technológie a sociálny softvér v organizácii umožňuje znížiť bariéru pre zamestnancov pri odhodlaní začať zmenu. Zároveň tieto nástroje umožňujú lepšiu kontrolu nápadov a invencií a dokážu udržať tie správne myšlienky pri živote práve v tých najťažších fázach života  inovácie.

Kde kalamita neobmedzuje výkon?

Pár dní kalamity a máme tu opäť trocha pohody. Taká riadna zima znižuje efektivitu. Niekde pre chrípku, niekde pre komplikácie s dopravou, ale skoro isto tam, kde pracujú fajčiari.
Nie som fajčiar a cigarety nemám rád. Čo som sa však naučil vážiť si sú rozhovory pri cigarete, krátke zastavenia a diskusie o práci, zamyslenia.. Ale aj ventilovanie stresu, nadávanie na nedostatky procesov a chyby ľudí…
Mimoriadne cenné minúty.
Škoda, že zdraviu škodlivé… Ale existuje náhrada. A ešte sa dá aj štruktúrovane vyhodnocovať… Stačí dať zamestnancom priestor zastaviť sa, popremýšľať a odmeniť ich za úprimnosť. Vráti sa Vám to stonásobne.

http://www.virtualna-akademia.sk/stream/?p=147

Nezávideniahodný osud High performera

Nastúpil ako mladý špecialista, mal ideály, chuť pracovať a jeho lojalita voči firme bola nedostižná. Zapracoval sa a jeho výkonnosť stúpala. Vytvoril si vzťahy so zákazníkmi a posunul úroveň služieb na novú úroveň. V tomto momente ale narazil na svojich priamych nadriadených, ktorí nemali ani najmenšiu motiváciu pre jeho podporu, pre zmenu v úrovni poskytovaných služieb, pre zvýšenú expozíciu vo svojom výkone.
Výsledkom bolo filtrovanie eskalácií a inovačných snáh, zvyšovanie tlaku na objem jeho práce. Samozrejme, vyšší manažment má vždy záujem o zvýšenie produktivity a potiahnutie succesorov na vyššie pozície. No bez informácii nemali impulz pre takéto správanie.
Potiaľto bežná situácia. Riešení je viacero, každé z nich je celkom bežné. Čo ma však trápi je zmena v profile tohoto špecialistu.
Na začiatku jeho kariéry bolo ťažisko jeho snáh zamerané na uspokojenie potreby uznania. Uznania zo strany zákazníka za dobre odvedenú prácu, uznanie od zamestnávateľa za výsledky, ktoré dosiahol. Následok takejto profesionálnej krízy je zmena priorít, teraz je rozdelená jeho snaha medzi priority zabezpečenia a ochrany svoje osoby a až potom rieši uspokojenie z práce. A je to cítiť aj v jeho výkone aj v spokojnosti zákazníka so službami.
Ako sa vyrovnať s takouto situáciou? Ako jej predchádzať?
Opäť a zasa je to komunikácia, ktorá je prirodzená a nie je možné ju filtrovať. Komunikačný kanál, ktorý dokáže prekonať pohodlných manažérov bez ochoty prekročiť svoju zónu komfortu. So sociálnymi nástrojmi predídete zametaniu eskalácií pod koberček, a ak už vznikne konfliktná situácia, je ju možné seriózne riešiť na základe exaktných podkladov a nie pocitov a deformovaných spomienok. V zásade sú sociálne komunikačné nástroje použiteľné ako Evidence based communication. Takýto podklad ocenia manažéri, krízový manažéri ale aj mediátori.
A výsledok?  Menej sklamaných a stratených high performerov.

Ťaživý dôvod pre zmeny

Človek je tvor pohodlný a zároveň má v sebe potrebu posúvať sa ďalej. Vnútorný nepokoj ktorý sa dostaví ak sa tieto dve sily stretnú, pozná skoro každý.
V pracovnom živote sa poľahky dá nájsť paralela. Na každú zmenu treba nájsť odvahu, silu a odhodlanie. Prekonať pohodlie zaužívaného a zabehnutého býva ťažké.
Mnohokrát sa ku zmene odhodlávame až keď je situácia príliš ťaživá a nie je iného východiska. To sa však dostávame do fázy, ktorá si vyžaduje veľa energie a vnútornej sily. Často ich však už nemáme a sme vyčerpaný po trápení v starom nastavení.
Tak a teraz čo. Najdôležitejším nástrojom pri nasadzovaní zmeny je komunikácia.
Ideálne je ju použiť ešte pred tým, ako uviazneme v ťaživej situácii nezmeny a dúfaní v lepšie časy bez výrazného zásahu. Ak sa však už dostaneme do závozu, je dôležité komunikovať ešte viac.
Dnešná kultúra komunikácie je však veľmi ťažko ovládateľná. Osobné hodnoty, spoločenské nastavenie a pokrivené, často deravé charaktery, neschopnosť komunikovať priamo… Toto všetko kladie na komunikáciu nebývalé nároky na presnosť, na možnosť dohľadať a odvolať sa na výrok, proste chce to komunikáciu na báze dôkazov.
Nič iné, ako riadená, kontrolovaná a indexovaná platforma na diskusiu vo forme sociálneho nástroja v organizácii nemá taký potenciál pre komunikácie, ale aj pre diskusiu vo vnútri organizácie.
Plánujte a zavádzajte zmeny včas. Komunikujte v pohodlí s kľudom, argumentujte a presviedčajte s čistým srdcom a na rovinu, ale vždy s možnosťou odhaliť klamstvo, nepravdu a zavádzanie.

Princíp padajúceho h…nevu

Každý to pozná… Problémy ktoré sa stretnú s manažérskou špičkou spôsobujú veľmi nepríjemné slovné výmeny, prichádzajú obvinenia a riešia sa sankcie. Čím hlbšie táto ničivá vlna prenikne tým sa násobí o frustráciu z bezmocnosti a nabaľuje sa o pocit krivdy, ktorý je veľmi často oprávnený.
Bojovať a postaviť sa takémuto kaskádovitému prepadávaniu obviňovania sa dokáže máloktorý šéf. A aj tí, ktorí o zvládnu, nemávajú v rukách priame a detailné argumenty, skôr využívajú autoritu, dôveryhodnosť či svoje tajné zbrane, ktorými sa istia proti nadriadeným.
A na konci? Tam kde pleska bič? Tak tam nie je dovolania spravodlivosti.
Je možné chrániť sa? Nájsť mechanizmus pre ochranu zamestnancov? A vôbec, predchádzať tomu? Dá. Sociálne nástroje v organizácii majú tú moc ak sa používajú účinne. Dajú sa postaviť bariéry, dá sa odbúrať ľahostajnosť a dá sa dovolať spravodlivosti.

Zdieľanie vedomostí – ohrozenie alebo motivácia zamestnancov?

Všetky novinky v tomto našom svete musia čeliť prekážkam. Je to tak a je to rozumné. Je to prvé sito, ktoré preverí ako silná je táto novinka.
Našou novinkou vo vzdelávacích projektoch vedomostného manažmentu je okrem iného potreba zdieľania svojich vedomostí, ich zverejnenie a uvoľnenie ostatným kolegom. Pre veľa zamestnancov je to prekážka. Obrovská prekážka. Ich zvyk hovorí „neukazuj čo vieš, inak na teba naváľajú, alebo z teba všetko vytiahnu a prepustia ťa“. V mnohých organizáciách je to oprávnený názor, no sú to organizácie, kde by som nerád pracoval. V takýchto organizáciách cítime potrebu zmeniť veľa vecí. V organizáciách a tímoch, ktoré majú zdravé prostredie však vyhráva zdieľanie a sprístupnenie svojich možností a schopností kolegom. Kľúčový pre tento progres je vždy vedenie tímu.
Zaujímavý je však vývoj názorov v skupine a dynamika tejto zmeny. Úžasne sa tu ukazujú early adopters, doménový lídri a tímový hráči.. Proste je to nádherná príležitosť ako spoznať svoj tím.
Strhujúce je sledovať ako sa v neurčitej a opatrnej atmosfére formujú „ostrovčeky odhodlania“. Búrajú staré obmedzenia a otvárajú sa inováciám. So sebou potom strhávajú celý tím. V hre sú emócie, odhodlanie, presadzuje sa reálna vedomosť zamestnancov, ich skutočná hodnota z pohľadu procesov a produkcie. Sami začínajú cítiť, že ak majú kľúčové vedomosti, je ich hodnota v tíme veľmi vysoká a ak dokážu zlepšovať postupy a metodiky, stávajú sa ťažko nahraditeľnými.
Ak dokáže manažment tento trend využiť, celá produktivita, motivácia a výsledky tímu idú dramaticky hore.
Za tento pocit, za pocit zamestnancov, ktorí sa tešia zo svojich úspechov a postupu sa oplatí postaviť sa prekážkam.