Môže byť softvér vedomostného manažmentu organickou súčasťou firmy?

Softvérové riešenia v organizácii môžu byť výrazným prínosom, môžu byť zbytočnou brzdou a otravovať život zamestnancom alebo môžu byť ignorovanou súčasťou byrokratického systému.
O vedomostnom manažmente to platí dvojnásobne.
Čo má mať knowledge management systém vo vienku, ak sa chce stať organickou súčasťou života zamestnancov a procesov úspešnej organizácie?

Je zmysluplný a užitočný

Funguje ako súčasť procesov, ako nástroj na zachytávanie napríklad zlepšení (Kaizen), alebo ako nástroj sledovania inovácií v prevádzke, či v riešení bezpečnostných rizík.

Kladie minimum bariér

Dokáže prijímať vedomosti ľahko a v momente ich diania, bez zbytočného mudrovania nad kategorizáciou a zaradením. Je dostupný z každého zariadenia dostupného v tom momente.

Vie nasledovať zmeny v reálnom živote firmy a jej zamestnancov. 

Dokáže sa vysporiadať so zmenami taxonómie, dokáže ustáť prirodzený kariérny postup zamestnancov, ktorý prechádzajú z roly na rolu, z domény na úplne inú doménu.

Disponuje motivačným mechanizmom

Zmysluplná aktivita v ňom a reálne výsledky dosiahnuté vďaka nemu majú vplyv na motiváciu zamestnancov. Nemusí byť finančná, bohate stačia prvky gamingu v tímoch.

Je používaným zdrojom pre podporu rozhodovania

Zamestnanci vedia, že pri zmenách, pri krízových udalostiach, pri kariérnom postupe každého z nich je tento systém braný na zreteľ a vie zavážiť pri rozhodnutí manažmentu.

Takto zapojený systém má šancu byť organickou súčasťou procesov firmy a môže ponúknuť potenciál pre trvalú udržateľnosť organizácie a ďalší rozvoj

Taxonómie knowledge managementu v praxi

Dynamika života

Neviem čím to je, ale stále častejšie si uvedomujem, že riadiace postupy a prístupy k motivácii, angažovaniu a aj k riešeniu konfliktov a výziev sa vlastne až tak veľmi nemenia. Kto má skúsenosti, emočnú inteligenciu a víziu, má výsledky. To, čo sa mení sú názvy a terminológia. Inými slovami, to čo sa mení je taxonómia.

Dôvody zmeny

Jazyk, názvy, koncepcie, štandardy a mnoho podobného je súčasťou intenzívnej zmeny. Vznikajú, rastú, menia sa a zanikajú podľa situácie, v závislosti od osobností a kľúčových hráčov. To čo sa teda dynamicky mení sme my a spôsob ako pomenúvame veci okolo nás. Preto sa mení aj taxonómia.

Na čo sa teda zamerať?

OK. Ak sa mení taxonómia, ako potom triediť, zoskupovať a kontextovať vedomosti, skúsenosti a schopnosti? Keď každý používa iný jazyk? Priraďuje termínom rôzne významy?
Prísť s centrálnym systémom názvoslovia a určenia štruktúry vyzerá ako dobrý nápad. No nie vždy funguje. Teda skoro nikdy nevyrieši všetky problémy. Funguje však hybrid, taký mix štandardu a lokálnej – tímovej adaptácie taxonómie. Preto ich v našich realizáciách viažeme na endpointy. Teda na ľudí, alebo tímy.

Ako to dosiahnuť?

Záznam musí byť jednoduchý a nekompromisne intuitívny. A zaradenie do taxonómie nesmie byť prekážkou. Preto akceptujeme osobný výber zaradenia. Aj následnú korekciu zo strany tímu. Nič lepšieho a účinnejšieho sme zatiaľ nevymysleli. 

Akú hodnotu mám pre môjho zamestnávateľa?

Neviem. Myslím si…, zdá sa mi… Sú tu náznaky… 
Takto premýšľa jedna časť zamestnancov. Druhá časť je zas presvedčená o tom, že sú podceňovaní, že ich zamestnávateľ neplatí dostatočne za hodnotu, ktorú vytvárajú vo svojej práci.
A zamestnávateľ? Väčšina z nich vie zmerať produkciu produkčných zamestnancov, zisky obchodníkov v danom kvartáli ale pri službách je to už viac o pocite a pri otázke na dlhodobý prínos, alebo na vyvolané náklady spôsobené medziľudskými konfliktami, nebodaj mobbingom… Tak na to už odpoveď nemá nik.
Musí to tak zostať? Dá sa merať aj nepriama hodnota osoby? Jej dlhodobý prínos, alebo kvalifikovane odhadnúť výhodnosť investovania do zamestnanca? Bude potrebný drahý assessment s diskutabilným výsledkom? Alebo bude treba zaťažiť pracovníkov ďalšou byrokratickou záťažou?
Pracujeme na riešení. Pridajte sa.

Miera životaschopnosti organizácie a riadenie vedomosti

To, že správne rozhodnutia sa dajú robiť len na základe správnych informácií, netreba rozoberať.
Ak sa však veci vyberú nesprávnym smerom a organizácia, či jej časť sa dostane do krízy, nastáva horúčkovité hľadanie východiska.
Niekto radšej rýchlo odpíše škody, no na základe vedomostí, informácií v kontexte je možné rozhodnúť sa pre účinné kroky ktorýmkoľvek smerom.
Môžete situáciu zvrátiť, zachrániť to čo má hodnotu a potenciál. Chce to však nástroj na riadenie vedomostí, priestor na ich zhromažďovanie a podporu pri ich spracovaní.
Odkazujem teda na články o Contextual Knowledge managemente alebo odporúčam obrátiť sa na špecialistov. Oplatí sa 🙂

Prehľad o stave vecí bez stresu z byrokracie

Ako funguje živnostník či mikrofirma z pohľadu spracovania informácií?
Majiteľ a manažér v jednej osobe má všetko v hlave.
Niečo síce deleguje účtovníkom, či zamestnancom, no gro má vo svojej hlave.
A väčšie firmy?
Majú svoje Business intelligence riešenia. No aj tam sú manažéri tí, čo držia kľúčové vedomosti v hlave.
A to je nebezpečné. Viem o tom svoje 🙂
Prenášať vedomosti do systému je náročné a podobá sa na písanie povestného českého žandára. A to sa nechce nikomu.
Informácie, poznámky, útržky však v elektronickej podobe sú tu stále, v mailoch, SMSkách, v správach, zmluvách, návrhoch. Ale ako ich dať do jednej kopy?
Práve finišujeme s jedným projektom, kde kognitívny systém vedomostného manažmentu vie po nociach skenovať dokumenty, rozoznávať o čom sa v nich píše a dávať tieto dokumenty do súvislosti, priradiť im autorov a sledovať, či sú platné a či nie.
Som zvedavý na prax a na prijatie výsledkov cieľovou skupinou. Určite dám vedieť ako to dopadlo.

Účinné ale presné riadenie vzdelávania

Ani za ten svet neviete zmerať účinnosť vzdelávania? Aj keď Vám dodávatelia poskytujú kopec spätnej väzby? No nečudujem sa.
Je ťažko hodnotiť niečo, čo nie je jasne definované a nemá merateľnú štruktúru.
Ak začnete hodnotiť a merať najprv spôsobilosti, dôležité pre proces, tak zákonite nemáte šancu dobre zmerať výsledok na konci.
Ak sa pýtam zákazníkov, aké majú dôvody pre nezmapovanie procesných potrieb, dostávam skoro rovnakú odpoveď; takáto aktivita je nesmierne náročná a frontálna a nemáme na ňu čas ani zdroje.
Faktom ale je, že takáto analýza môže prebehnúť izolovane, prsne tam, kde sa črtá problém, či potreba školiť a jej náročnosť je porovnateľná s bežnou agendou okolo výberu školení.
Myslím, že to stojí za vyskúšanie.

ukážka profesiogramu, v ktorom identifikujeme potreby procesu, realitu a rozdielom sú požiadavky na vzdelávanie. Jednoduché, prehľadné a účinné.

Tenký ľad vedomostného manažmentu

Často počúvam v spojitosti podnikaním a službami všeobecne jeden výrok; „Všetko je o ľuďoch“. S týmto výrokom sa stotožňujem.
Čo však tento výrok znamená z pohľadu ľudských zdrojov?
No najprv to, že to chce získať tých najlepších ľudí, neustále sa o nich starať a hlavne, neprísť o nich.
Lenže, hotového človeka len tak ľahko nezoženiete, s tou starostlivosťou o rozvoj, no na trhu nie je veľa kvalitných zdrojov na rozvoj zamestnancov, ktoré by im reálne pomohli. A o odchode zamestnancov, to je samostatná kapitola, o high prerformerov je vždy bitka a taký dôchodok už vôbec neobídete.
Tak, čo hovoria príručky? Používajte vedomostný manažment! No tak videl som dosť a dosť riešení na vedomostný manažment a len zlomok z nich sa blížil tomu, na čo je „KM“ určené. Vedomostné databázy, krosfunkčné diagramy a smernice… Áno je to základ a je v ňom potenciál pre ďalšie uchopenie novými ľuďmi.
Zachytenie postoja, hodnôt a prístupu, to je výzva pred ktorou stojím, keď riešim vedomostný manažment pre organizáciu či komunitu. Najlepšie výsledky mi dávajú sociálne nástroje, ktoré, ak sú zosynchronizované s vhodnou koncepciou manažmentu dokážu zachytiť diskusie zamestnancov, v ktorých sa ukazujú priority názory a postoje pre každý všedný deň prevádzky. Dokáže sa tu zachytiť každá nuanca pri kvalite služieb, dôvody prečo sa veci robia tak ako sa robia a čo je v ktorom momente ohrozením.
Vyskúšajte sociálne nástroje v riadení vedomostí, neoľutujete.

Najrýchlejšia cesta k rozhodnutiu

Podľa čoho sa rozhoduje manažér, či team leader? Hm? Podľa pocitu? Klamlivé.. Podľa tabuliek? Nespoľahlivé… Zrealizuje prieskum a hodnotenie? Priveľmi náročné na čas…
Tak ako teda?
Ak teda má možnosť sledovať tému o ktorej rozhoduje na internom sociálnom nástroji, tak tam. Nájde tu odpovede, najangažovanejších kolegov, a ak je systém správne nastavený nájde aj štatistiky, trendy a súvislosti.
Takto sa dá rozhodovať rýchlo a s veľkou mierou správnosti.

Motivácia uznaním

Ten najúžasnejší manažér si všetko pamätá, všetko vidí a dokáže pochváliť práve vtedy keď to najviac treba.
Úžasných a dokonalých nie je veľa. Pamätáme si toho poskromnejšie, chváliť vieme menej a horšie triafame…
No vďaka sociálnym nástrojom pre tímy dokážeme zbierať všetky nápady, podnety na zlepšenia, sledovať trendy. Kolegovia v tíme si vedia podporiť dobré nápady, zlepšiť tie slabšie, a aj sa naozaj niečo vydarí, pochvala príde od všetkých v tíme a pre mňa, ako manažéra je mimoriadne cenné, že si môžem nájsť históriu a genézu vývoja tohoto úspechu v záznamoch a diskusiách, viem oceniť všetky vstupy, uvedomiť si veľkosť prekážok, ktoré k úspechu viedli a dokážem férovo a cielenie poďakovať.
Takéto poďakovanie má nesmiernu hodnotu pre mňa ako manažéra, má hodnotu pre všetkých zúčastnených a tú najväčšiu, najspravodlivejšiu, práve pre autora.